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略谈如何做好学生资助档案管理工作

 

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于婧近影

学生资助工作一项惠民工程学生资助档案的建立与管理是学生资助工作规范化程度和管理水平的重要体现。学生资助档案是落实国家各项资助政策的重要凭证,是有关部门检查、评价资助管理工作水平的重要依据是国家构建和谐社会、改善民生的有力见证。管理好、规范好学生资助档案,是进一步提高学生资助规范化管理水平,着力打通“精准资助”信息管理最后一公里,切实维护国家资金安全的重要举措。为此,积极探讨一些规范学生资助档案管理工作的有效措施,管好用好学生资助档案,就显得尤为重要。

一、强化责任意识,提升资助档案管理与服务水平

目前学生资助覆盖面不断扩大,一些单位从事资助工作的人员往往身兼多职,有的单位资助档案甚至没人管理。应该说,忽略资助档案材料收集与管理的情况仍然存在。同时,一些单位又缺少对相关兼职人员进行资助档案管理业务能力与理论方面的培训。这样一来,必然会影响到资助档案材料的核实与更新,使资助档案出现模糊、错误、断档等现象资助家庭经济困难学生,既可以减轻学生自身负担,又能够使他们感受到教育的公平与国家和社会的关爱,促使他们可以更为积极地投入到学习中。学生资助档案管理工作人员的日常工作内容,就核实、整理这些学生所提交的信息,确保其准确性、时效性,然后才能进行下一步的相关工作应该说,资助档案管理人员责任重大。若是学生提供的材料出现失真情况,档案管理人员没有及时发现,则会严重影响到整个资助工作,其影响是可想而知的。因此,作为学生资助档案管理人员,必须充分认识到资助档案管理的重要性。一定要强化责任感和使命感,认真核对、及时整理、及时更新资助档案信息,对学生的动态信息做到时刻掌握,使档案管理工作更为高效,实现档案资料整体作用显著提升。当然,兼职人员有时候难免有顾此失彼的情况,所以配备资助档案管理专职人员就显得十分必要了。说到底,还得单位重视。相关单位一定要把资助档案管理工作列入重要议事日程,一定要高度重视资助档案专项检查中发现的问题和不足,做到举一反三,紧盯问题认真对照查找不足,逐项推进整改,完善资助档案管理工作机制和制度建设,推进资助档案管理工作科学化、制度化、规范化、精细化、专业化建设。一定要进一步完善资助档案管理方式,努力实现精准管理一定要进一步落实管理责任,完善资助档案专项督查机制切实提高资助档案管理工作效率和质量,提升资助档案管理与服务水平。

二、学好应用信息技术,实现数据库动态化管理

动态化管理是学生资助档案工作所具有的突出特点这就要求各级学校、学生资助管理中心等相关单位做好学生资助档案常态化的管理与维护。

首先,学校要借助自身的学籍管理系统与所在地区的学生资助管理中心网络平台等,推进和民政、扶贫、财政等部门间的信息共享,为贫困生资助工作的规范化及精准化提供信息化手段。其次,作为档案管理人员,为促进档案管理信息化水平地提升,要进一步提高自身的信息化建档、归档及用档的意识,强化学习,认真细致地做好本职工作第三,加强领导,明确资助档案管理责任制。学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分,相关单位要加强对学生资助档案工作的领导,将学生资助档案工作纳入工作计划,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用单位其他工作同步布置、检查、验收,确保学生资助档案的全面建立和完善。第四,认真做好档案日常管理工作。对于一些动态的内容,要及时予以更新,保持档案的准确性和实效性。学生资助档案原则上分原始证明材料类文件类、上报审批信息类。原始证明材料类包括学生的贫困、低保、申请等原始证明材料。对于这些材料,要严格把关,确保材料的真实性、可靠性。旧的一批保存了,新的一批又到了,所以必须做好新旧衔接工作,不能出现遗漏,把新的信息保存好。文件类包括各级资助文件重要资助会议记录、宣传材料、来信来访及调研记录核查或督查通知及通报、其他有保存价值的材料等,同样要做好动态管理,做到新旧材料不缺不漏。上报审批信息类包括贫困生认定表、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据对于变化较多的上报审批信息,必须及时予以保存,绝不能疏忽大意。

三、强化责任,注重细节,规范管理

首先,必须实行专人、专柜精细化管理。今年11月底,全盟教育扶贫工作现场推进会议暨高中阶段资助系统应用培训会议在科右中旗巴彦呼舒召开。大家参会人员到巴彦呼舒一中、科右中旗学生资助管理中心、科右中旗中等职业学校观摩学习了他们的资助档案管理工作,深受启发。他们的资助档案管理工作做得很细,很规范,值得大家学习。作为学生资助管理部门,一定要高度重视学生资助建档工作,要实行专人专柜精细化管理,认真做好学生资助档案的收集、整理和归档工作。要强化监督,所有档案材料必须真实完整,分年度、分类别进行整理,及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等,及时检查、排序、编号、入档案室专柜保管,纸质档案和电子版档案必须分类保管,及时存档,形成档案管理的制度化、常态化,为学生资助工作顺利开展提供有力保障,为学生资助工作阳光运行提供有力保证。

其次,重视细节,确保工作万无一失。凡是在学生资助工作中形成的能反映历史面貌,对政府部门和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子材料、实物等不同形式和载体的历史记录,包括贫困生数据库、受助申请、受助资格审查与公示、县级部门审核、学生流失(或异动)管理、资助资金发放与管理、信访调处等全部资料均属资助档案所有资助档案都由专人负责收集、分类、装订、编号、保存,谨防遗失。在这方面,我盟各旗县市学生资助管理中心都做得很好,而一些学校则显得薄弱一些,应该强化,及时改进。

第三,对于资助档案,要分类存放科学归档,规范管理。在资助档案材料的存放和归档上,坚持实事求是和集中统一原则按不同资助项目,坚持集中收集和分类存放原则归档和存放要做到及时、准确、安全,要确保资料齐全完整,坚持利用和查找方便纸张和装订统一规范档案信息化建设双套制管理、文档一体化管理信息网络安全原则,切实把资助档案管理工作做好各旗县市学生资助管理中心在档案管理方面都有不少好做法。巴彦呼舒一中、科右中旗中等职业学校、扎赉特旗职业高中也有很多学生资助档案管理方面的好经验,大家应该好好学习,努力把本单位的学生资助档案管理工作提高到一个新的水平。

目前,盟学生资助中心已经将资助档案管理纳入督查和综合评估学生资助考核项目,通过督促检查,发现好的做法及时推广,发现问题及时整改。在每次学生资助管理工作会议上,盟教育局领导和学生资助管理中心负责人都强调学生资助档案管理的重要性,对学生资助档案管理提出新要求。大家必须认真对待,认真理解,充分利用每年召开一次资助人员业务培训会或现场会的有利契机,在进一步明确学生资助工作档案管理重要性的基础上,通过培训业务和现场观摩学习不断提高资助档案管理工作能力和管理水平

学生资助工作是国家推进社会公平、教育公平的系统工程,目的是帮助广大贫困学生顺利完成自身的学业,实现他们的梦想。年来,国家对学生资助投入了越来越多的资金,管理要求也越来越细,这就要求学生资助档案管理人员,在日常工作中不断总结经验,强化继续教育,探讨完善更多可行、实用的工作方法,管好用好学生资助档案。进一步完善学生资助档案建设,进行精细化建档、依法依规管理、强化监督责任,不断提高资助管理水平,推进教育扶贫“精准资助”,为我盟教育均衡发展提供优质服务。(编辑单位:科右前旗学生资助管理中心)

 

 


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